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Nachdem Hosteurope nun schon seit einiger Zeit regelmäßig anmahnt, dass die Speicherplatz für E-Mails langsam zu Ende geht, woraufhin ich regelmäßig ein paar dicke Mails lösche um die Galgenfrist zu verlängern, habe ich nun endlich die Organisationsstruktur meines Posteingangs grundlegend erneuert. Bisher hatte ich zwar schon nach Jahren archiviert, die einzelnen E-Mails aber in ein recht komplexes System an Unterordnern einsortiert. (Einer für jeden Mailaccount, Unterordner für verschiedene Korrespondenzpartner und Themen, usw. usf.) Insgesamt war das alte System viel zu wartungsintensiv und unflexibel. Nachdem ich im Büro mehr aus einer Laune heraus gleich vom ersten Arbeitstag an den Posteingang täglich komplett abgearbeitet hatte, wollte ich das System für meine privaten Mails jetzt übernehmen und perfektionieren.

Grundsätzlich lehnt die Systematik an Merlin Manns Inbox Zero an. Das Basisprinzip ist, sämtliche E-Mails möglichst schnell zu kategorisieren und abzuarbeiten. Eine gute Zusammenfassung (wesentlich mehr habe ich dazu gar nicht gelesen) gibt es bei imgriff.com.

Mein System funktioniert jetzt so:

1. Die E-Mails von sämtlichen Accounts landen in der Inbox - keine automatische Vorsortierung in irgendwelche Unterordner. Wenn man eine E-Mail lesen will, fasst man sie ohnehin an. Und wenn man sie nicht lesen will, dann sollte man dafür sorgen, dass man sie gar nicht erst bekommt. Auf jeden Fall trainiert es vom ewigen "das lese ich dann später" wegzukommen.
2. Die Inbox wird manuell sortiert. E-Mails werden entweder sofort gelöscht, archiviert oder kommen in den Ordner 'Erledigen', falls sie sich tatsächlich nicht sofort abarbeiten lassen.
   Das Archiv ist unterteilt in E-Mails, die an mich persönlich geschrieben wurden und alles andere (Rechnungen, archivierungswürdige Newsletter, etc.)
3. Zum Jahresbeginn wird der gesamte Bestand gesichert und im IMAP in einen Archiv-Ordner verschoben. Der Ordner vom vorletzten Jahr wird aus dem Account gelöscht, so dass immer die E-Mails des gesamten letzten plus die des laufenden Jahres online verfügbar sind. Alles andere wird per Hosteurope-Backup-Funktion im MBOX-Format wegarchiviert und kann lokal eingesehen werden.